BASIS DATA

KONSEP DASAR BASIS DATA

A. PENDAHULUAN

Pemrosesan basis data sebagai perangkat andalan sangat diperlukan oleh berbagai institusi dan perusahaan. Dalam pengembangan sstem informasi diperlukan basis data sebagai media penyimpanan data. Kehadiran basis data dapat meningkatkan Daya saing perusahaan tersebut. Basis data dapat mempercepat upaya pelayanan kepada pelanggan, menghasilkan informasi dengan cepat dan tepat sehingga membantu pengambilan keputusan untuk segera memutuskan suatu masalah berdasarkan informasi yang ada.

Banyak aplikasi yang dibuat dengan berlandaskan pada basis data antara lain: semua transaksi perbankan, aplikasi pemesanan dan penjadwalan penerbangan, proses regristasi dan pencatatan data mahasiswa pada perguruan tinggi, aplikasi pemrosesan penjualan, pembelian dan pencatatan data barang pada perusahaan dagang, pencatatan data pegawai beerta akrifitasnya termasuk operasi penggajian pada suatu perusahaan, dan sebagainya.

Beberapa informasi pada perusahaan retail seperti jumlah penjualan, mencari jumlah stok penjualan, mencari jumlah stok yang tersedia, barang apa yang paling lakudijual pada bulan ini, dan berapa laba bersih perusahaan dapat diketahui dengan mudah dengan basis data. Pada perpustakaan, adanya aplikasi pencarian data buku berdasarkan judul, pengarang atau kriteria lain dapat mudah dilakukan dengan basis data. Pencarian data peminjam yang terlambat mengembalikan juga mudah dilakukan sehingga bisa dibuat aplikasi pembuatan surat berdasarkan informasi yang tersedia.

Dengan memanfaatkan teknologi jaringan, kemampuan basis data dapat dapat dioptimalkan. Misalnya transaksi antar cabangpada sebuah perbankan secara online. Begitu banyak yang dapat diperoleh dengan pemanfaatan basis data. Basis data dapat meningkatkan daya guna perangkat computer yang mungkin tadinya hanya untuk keperluan game atau pengetikan dengan aplikasi office.

B. DEFINISI BASIS DATA

Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka,deretan karakter, atau symbol). Basis data dapat didefinisikn dalam berbagai sudut pandang seperti berikut:

1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk memenuhi kebutuhan.
3. Kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik.

C. TUJUAN BASIS DATA

Basis data bertujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Untuk mencapai tujuan, syarat sebuah basis data yang baik adalah sebagai berikut;

1. Tujuan adanya redundansi dan inkonsistensi data

Redudansi terjadi jika suatu informasi disimpan di beberapa tempat. Misalnya, ada data mahasiswa yang memuat NIM, nama, alamat, dan atribut lainnya, sementara kita punya data lain tentang data KHS mahasiswa yang isinya yang terdapat NIM, nama, mata kuliah, dan nilai.

2)      Kesulitan Pengaksesan Data

Basis data memiliki fasilitas untuk melakuakan pencarian informasi dengan menggunakan Query taupun dari tool untik melihat tabelnya. Dengan fasilitas ini. Kita bias secara langsung melihat data dari software DBMS-nya. Selain itu, baiss data bias dihubungkan dengan program aplikasi sehingga memudahkan pengguna dalam mengakses informasi. Misalnya program aplikasi untuk kasir yang terhubung dengan basis data . pengguna cukup mengguna fasilitas pencarian ataupun laporan. Yang tersedia pada program aplikasi untuk mendapatkan informasi stok, laporan penjualan, dan lain-lain. Dalam basis data, informasi yang diperolah dari kumpulan data bisa berupa keseluruhan data, sebagai data, data denga filter tertentu, data yang terurut, ataupun data summary.

Sebagai contoh sederhana ketika kita ingin mencatat data alamat dan telepon dari kolega kita. Sebagai orang akan menggunakan buku alamat. Metode pencatat dilakukan dilakukan dengan menuliskan data setelah catatan terakhir. Ketika kita menginginkan informasi alamat seseorang kita akan mencari karena informasi yang tersaji tidak terurut. Ada juga orang mencatat dengan mengelompokan nama berdasarkan abjad. Hal ini akan lebih mempermudah pencarian karena kita tidak perlu membaca keseluruhan data, tetapi cukup dalam satu kelompok saja. Tapi masalah baru muncul ketika jumlah data untuk sekelompokan data abjad teretentu telalu banyak sedangkan kelompok abjad yang lain masih terlalu sedikit. Dalam metode ini, ada banyak ruang tidak terpakai jika memberikan ruang yang sama untuk setiap kelompok. Dalam hal pencarian, kesulitan akan kita temui ketika informasi yang kita ingin cari dengan kata kunci sebagagian namanya. Misalnya kita akan mencari alamat Anto, sementara yang tercatat dalam buku catatan adalah Mardianto. Tentu saja kita tidak akan dapat menemukannya dalam kelompok data dengan huruf depan A. selain itu, tidak selamanya kata kunci yang diketahui adalah dari nama, tetapi bisa saja yang diketahui adalah nomer teleponnya, sedangkan yang ingin kita cari adalah alamat dan namanya. Hal ini merupakan masalah baru dari pencatatan data dengan buku. Basis data bisa memberikan solusi terhadap permasalahan-permasalahan tersebut diatas.

3)      Multiple User

Basis data memungkinkan pengguna data bersama-sama oleh banyak pengguna pada saat yang bersamaan atau pada saat yang berbeda. Dengan meletakkan basis data pada bagian server yang bisa diakses kesemua pengguna dari banyak klient, kita sudah menyediakan akses kesemua pengguna dari computer klient ke sumber informasi yaitu basis data. Tentu saja pengaksesan oleh pengguna-pengguna ini disesuaikan dengan hak aksesnya. Misalnya sebuah perguruan tinggi memiliki data tentang mahasiswa, pembayaran, dan lain-lain yang diletakan dalam sebuah basis data. Bagian Akademi akan bisa mengakses data-data akademi mahasiswa, Bagian Keuangan akan diijinkan mengakses data pembayaran mahasiswa, sementara mahasiswa hanya bisa melihat status akademi/keuangan yang berhubungan dengan dirinya saja. Hal ini sangat dimungkinkan dengan penyimpanan data dalam basis data.

D. MANFAAT/KELEBIHAN BASIS DATA

Banyak memanfaat yang dapat kira peroleh dengan menggunakan basis data. Manfaat/kelebihan basis data diantaranya adalah:

1)       Kecepatan dan kemudahan (speed)

Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam mengelompokan, mengurutkan bahkan perhitungan dengan metematika. Dengan perancangan yang benar, maka penyajian informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.

2)       Kebersamaan pemakai

Sebuah basis data dapat digunakan oleh banyak user san banyak aplikasi. Untuk data-data yang diperlukan oleh banyak orang/bagian. Tidak perlu dilakukan pencatatan dimasing-masing bagian, tetapi cukup dengan satu basis data untuk dipakai bersama. Misalnya data mahasiswa dalam suatu perguruan tinggi, dibutuhkan oleh banyak bagian, diantaranya: bagian akademik, bagian keuangan, bagian kemahasiswaan, dan perpustakaan. Tidak harus semua bagian ini memiliki catatan dan semua bagian bisa mengakses data tersebut sesuai dengan keperluannya.

3)       Pemusatan control data

karena cukup dengan satu basis data unutk banyak keperluan, pengontrolan terhadap data juga cukup dilakuan di satu tempat saja. Jika ada perubahan data alamat mahasiswa misalnya, maka tidak perlu kita meng-update semua data dimasing-masing bagian tetapi cukup hanya disatu basis data.

4)       Efesiensi ruang penyimpanan (space)

Dengan pemakain bersama, kita tidak perlu menyediakan tempat penyimpanan diberbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang penyimpanan data yang dimilikioleh sebuah organisasi. Dengan teknik perancangan basis data yang benar, kita akan menyederhanakan penyimpanan sehingga tidak semua data harus disimpan.

5)       Keakuratan (Accuracy)

Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data, hubungan antara data, dan lain-lain, dapat menekan keakuratan dalam pemasukan/penyimpanan data.

6)       Ketersediaan (availability)

Dengan basis data kita dapat mem-backup data, memilah-milah data mana yang masih diperlukan dan data mana yang perlu kita simpan ke tempat lain. Hal ini mengingat pertumbuhan transaksi suatu organisasi dari waktu ke waktu membutuhkan media penyimpanan yang semakin besar.

7)       Keamanan (Security)

Kebanyakan DBMS dilengkapi dengan fasilitas manajemen pengguna diberikan hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan pengguna dan posisinya. Basis data bisa diberikan passwordnya untuk membatasi orang yang mengaksesnya.

8)       Kemudahan dalam pembuatan program aplikasi baru

Pengguna basis data merupakan bagian dari perkembangan teknologi. Dengan adanya basis data pembuatan aplikasi bisa memanfaatkan kemampuan dari DBMS, sehingga pembuatan aplikasi tidak perlu mengurusi penyimpanan data, tetapi cukup mengatur interface untuk pengguna.

9)       Pemakain secara langsung

Basis data memiliki fasilitas untuk melihat datanya secara langsung dengan tool yang disediakan oleh DBMS. Untuk melihat data, langsung ke table ataupun menggunakan query. Biasanya yang menggunakan fasilitas ini adalah user yang sudah ahli, atau database administrator.

10)   Kebebasan data (Data Independence)

Jika sebuah program telah selesai dibuat, dan ternyata ada perubahan isi/struktur data. Maka dengan basis data, perubahan ini hanya perlu dilakukan pada level DBMS tanpa harus membongkar kembali program aplikasinya.

11)   User view

Basis data penyediaan pandangan yang berbeda-beda untuk tiap-tiap pengguna. Misalnya kita memiliki data-data dari perusahaan yang bergerak dibidang retail. Data yang ada berupa data barang, penjualan, dan pembelian. Ada beberapa jenis pengguna yang memerlukan informasi terkait dengan data perusahaan tresebut. Mereka adalah pelanggan, kasir, bagian gudang, bagian akutansi dan manajer. Tidak semua data boleh diakses oleh semua pengguna. Misalnya kasir dia hanya boleh berhak melihat informasi nama barang dan harga jualnya. Sementara itu dia berhak untuk memasukan data penjualan . berbeda dengan pelanggan yang hanya melihat data keberadaan barang dan harga jual tetapi tidak berhak memasukan atau merubah data. Sementara itu bagian akutansi berhak melihat keuntungan dari tiap-tiap barang untuk menganalisa data akutansinya.Basis data mampu memberikan layanan organisasi seperti ini.

Relationship

A. Pengertian Relationship

Relationship Adalah hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas lainnya. Simbol yang digunakan adalah bentuk belah ketupat, diamod atau rectangle.

 

B. Jenis Reliationship :

1. One to one (1:1)
2. One to many/many to one (1: M / M:1)
3. Many to many (M : M)

C. Many to Many Relationship

Hubungan file pertama dan file kedua adalah banyak berbanding banyak.

Contoh :

• Dalam universitas seorang mahasiswa dapat mengambil banyak matakuliah

• "Satu mahasiswa mengambil banyak matakuliah dan satu matakuliah diambil banyak mahasiswa."

Contoh pemetaan Hubungan Many to Many:

 

PEGAWAI

PROYEK

                                            M                                              M

D. Many-to-Many Relationship dengan Entity Framework

Salah satu kelebihan Entity Framework dibandingkan LINQ to SQL adalah kemampuannya menangani many-to-many relationship dari entity dalam database dan meng-generate model objek yang benar. Dalam hal ini Entity Framework boleh dibilang lebih ORM dibandingkan dengan LINQ to SQL.

Sebagaimana kita ketahui bersama, dalam database relasional seperti SQL Server 2005, many-to-many relationship ditangani dengan memperkenalkan Tabel mapping antara dua entity yang berhubungan. Sebagai contoh, kita bisa membuka isi database Northwind di SQL Server 2005 dan melihat many-to-many relationship antara Tabel Employees dan Territories.

LINQ 2 SQL tidak bisa mengenali bahwa relasi antara Employees dan Territories adalah many-to-many. Sehingga model objek yang dihasilkan oleh generator LINQ 2 SQL persis copy dari model datanya.

Database relasional menghadirkan Tabel mapping untuk menjembatani many-to-many relationship ini karena keterbatasan dari Tabel yang tidak bisa menyimpan tipe data komposit. Sebaliknya model objek tidak memiliki keterbatasan ini. Dalam skema antara Employees dan Territories di atas, model objek yang benar akan menempatkan satu entity sebagai atribut komposit dari yang lainnya. Jadi, model objek yang benar tidak akan meng-generate class EmployeeTerritory seperti yang di-generate oleh LINQ 2 SQL.

Hal inilah salah satu faktor yang menyebabkan beberapa orang menganggap LINQ 2 SQL bukanlah ORM. Ia lebih mirip ke typed Dataset dengan tambahan kemampuan berupa language integrated query. Dengan tambahan kemampuannya itu setidaknya ia lebih baik dari typed Dataset.

Entity Framework hadir membenahi kekurangan LINQ to SQL tersebut. Many-to-many relationship antara dua Tabel Employees dan Territories dimodelkan dengan benar menurut kaidah OO untuk menggambarkan relasi antara dua objek.

Database relasional menghadirkan Tabel mapping untuk menjembatani many-to-many relationship ini karena keterbatasan dari Tabel yang tidak bisa menyimpan tipe data komposit. Sebaliknya model objek tidak memiliki keterbatasan ini. Dalam skema antara Employees dan Territories di atas, model objek yang benar akan menempatkan satu entity sebagai atribut komposit dari yang lainnya. Jadi, model objek yang benar tidak akan meng-generate class EmployeeTerritory seperti yang di-generate oleh LINQ 2 SQL.

Hal inilah salah satu faktor yang menyebabkan beberapa orang menganggap LINQ 2 SQL bukanlah ORM. Ia lebih mirip ke typed Dataset dengan tambahan kemampuan berupa language integrated query. Dengan tambahan kemampuannya itu setidaknya ia lebih baik dari typed Dataset.

Entity Framework hadir membenahi kekurangan LINQ to SQL tersebut. Many-to-many relationship antara dua Tabel Employees dan Territories dimodelkan dengan benar menurut kaidah OO untuk menggambarkan relasi antara dua objek.

Jadi, Entity Framework selangkah lebih baik dibandingkan LINQ to SQL dalam hal mendeteksi many-to-many relationship dan meng-generate model objek yang benar.

SPI

PEMROSESAN TRANSAKSI DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

A.    DEFINISI

Pengawasan Intern (Internal Control) dalam arti sempit adalah: pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (croosfooting) maupun menurun (footing).

Sedangkan dalam arti luas adalah: pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat manajemen untuk mengadakan pengawasan.

Sedangkan menurut AICPA (American Institute Of Certified Public Accountans) Kalau di Indonesia IAI (Ikatan Akuntansi Indonesia), Pengawasan Intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan , memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efesiensi di dalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.

Pengendalian Intern (Internal Control) adalah: “suatu proses, dijalankan oleh dewan komisaris, managemen, dan karyawan lain dari suatu entitas, dirancang untuk memberikan jaminan memadai sehubungan dengan pencapaian tujuan dalam kategori sbb:

1.    Keandalan Pelaporan Keuangan

2.    Kepatuhan terhadap Undang-undang dan peraturan yang berlaku

3.    Efektifitas dan Efesiensi operasi

Defenisi diatas menunjukkan bahwa suatu sistem pengawasan intern yang baik itu akan berguna untuk:

1.    Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi

2.    Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi

3.    Memajukan efesiensi dalam operasi

4.    Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Tanggung jawab untuk menyusun suatu pengawasan intern itu terletak pada manajemen, begitu juga dengan pengawasan intern yang baik.

B.    PENTINGNYA PENGENDALIAN INTERN

Pengendalian intern diperlukan diantaranya untuk mengurangi eksposur-eksposur ( eksposur adalah: pembongkaran, pembeberan. Pembukaan, kedapatan)

Contohnya: Penipuan dan Penggelapan, akuntansi tidak akurat, pendapatan menurun, sanksi perundangan, biaya berlebihan, kehilangan aktiva (pencurian), kalah kompetitif.

C.     SIKLUS TRANSAKSI

Anlisis eksposur sering berkaitan dengan konsep siklus transaksi, 4 skilus transaksi:

1.     Siklus PENDAPATAN (Revenue Cycle)

a.    Pelanggan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen

b.    Harga dan syarat barang dan jasa yang dilakukan harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen

c.    Seluruh pengiriman  barang dan jasa yang dilakukan harus tervermin dalam penagihan kepada pelanggan.

d.    Penagihan ke pelanggan harus diklasifikasikan, diiktisarkan dan dilaporkan secara akurat.

2.     Siklus PRODUKSI (Production Cylce)

a.    Rencana produksi harus diotorisasi sesuai kriteria manajemen

b.    Harga pokok produksi harus diklasifikasikan, diiktisarkan secara akurat

3.     Siklus KEUANGAN (Finance Cycle)

a.    Jumlah dan waktu transaksi utang harus diotorisaasi sesuai kriteria manajemen

b.    Akses kas dan efek hanya diperbolehkan  sesuai kriteria manajemen

4.     Siklus PENGELUARAN (Expenditure Cycle)

a.    Pemasok harus diotorisasi sesuai kriteria manajemen

b.    Karyawan yang diperkerjakan sesuai kriteria manajemen

c.    Akses kecatatan kepegawaian, penggajian dan pengeluaran hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen

d.    Tariff kompensasi dan pengurangan gaji harus diotorisasi oleh manajemen

e.    Jumlah yang disampaikan kepada pemasok harus diklasifikasikan, diikhtisarkan dan dilaporkan secara akurat

D.    JENIS-JENIS PENGENDALIAN INTERN

Berdasarkan TUJUAN, meliputi:

1.    Pengendalian Akuntansi

Meliputi rencana, prosedur dan pencatatan yang bertujuan menjaga keamanan kekayaan perusahaan dan keandalan data akuntansinya. Pengendalian ini menjamin bahwa semua transaksi dilaksanakan sesuai otorisasi manajemen. Transaksi dicatat sesuai standar akuntansi.

2.    Pengendalian Administrasi

Meliputi rencana, prosedur dan pencatatan yang mendorong efisiensi dan ditaatinya kebijakan manajemen yang ditetapkan.

Berdasarkan MANFAAT, meliputi:

1.    Pengendalian PREVENTIF:

Mencegah terjadinya kesalahan, secara otomatis dilakukan pengendalian/pengecekan. Dirancang untuk mencegah terjadinya penyelewengan.

2.    Pengendalian DETEKTIF:

Mendetektif kapan kesalahan terjadi dan dilakukan perbaikan. Dirancang untuk mencegah terjadinya kesalahan.

3.    Pengendalian KOREKTIF:

Memberikan umpan balik berupa informasi kepada manajemen untuk memperbaiki akibat terjadinya kesalahan. Dirancang untuk mengoreksi kesalahan atau penyelewengan yang terdeteksi.

Berdasarkan CAKUPAN, meliputi:

1.    Pengendalian Umum:

Pengendalian terhadap semua aktifitas pemrosesan data dengan computer, hal ini meliputi pemisahan tanggung jawab dan fungsi pengolahan data.

2.    Pengendalian Aplikasi:

Mencakup semua pengawasan transaksi dan penggunaan program-program aplikasi di computer. Untuk menjaga agar setiap transaksi mendapat otorisasi serta dicatat, diklasifikasikan, diprioses dan dilaporkan dengan benar.

E.     STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

STRUKTUR pengendalian intern adalah
Kebijakan dan prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan perusahaan dapat dicapai
Terdiri dari 3 elemen utama:
- Lingkungan pengendali
- Sistem akuntansi
- Prosedur pengendalian
Tanggungjawab manajemen, manajemen bertanggungjawab untuk menetapkan dan menyelenggarakan struktur pengendalian intern.
Jaminan yang memadai, dengan mempertimbangkan biaya-biaya manfaat dari pengendalian itu sendiri.

1.     Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian dalam suatu organisasi adalah
Dampak kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atau memperbaiki efektifitas kebijakan dan prosedur tertentu:

a.    Filosofi dan gaya operasi manajemen

Kasadaran manajemen terhadap pentingnya pengendalian intern, sehingga manajemen akan menetapkan kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan secara efektif dan efisien.

b.    Struktur organisasi

Pola otorisasi dan tanggung jawab yang terdapat dalam perusahaan. Stuktur organisasi formal biasanya digambarkan dalam bagan organisasi. Struktur organisasi non formal muncul jika pola komunikasi tidak sesuai dengan grasi yang ditujukan dalam stuktur organisasi formal.

c.    Berfungsinya Dewan Komisaris

Dewan komisaris merupakan penghubung antara manajemen dengan pemilik, bertugas untukmengendalikan manajemen.

d.    Komite Audit

Biasanya dewan komisaris mendelegasikan fungsi-fungsi spesifik ke komite audit. Komite ini independen terhadap manajemen dan biasanya dibebani dengan keseluruhan tanggung jawab laporan keuangan, ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang ada.

Agar efektif komite ini  berkomunikasi dengan audit intern dan ekstern. Audit intern melapor ke komita audit untuk memastikan independensinya terhadap manajemen.

e.    Metode pembebanan otoritas dan tanggung jawab

Pembebanan harus dilakukan secara formal agar memadai dan kuat dasar hukumnya, misalnya dalam bentuk memo, pedoman kebijakan dan prosedur.

f.     Metode pengendalian manajemen

Teknik-teknik yang digunakan manajemen untuk menyampaikan instruksi dan tujuan operasi kepada bawahan dan untuk mengevaluasi hasilnya, anggaran merupakan pengendalian manajemen.

g.    Berfungsinya Audit Intern

udit intern berfungsi memonitoring dan mengevaluasi pengendalian secara terus menerus.

Tujuan dari fungsi audit intern: membantu manajemen dalam menganalisa dan menilai aktivitas dan sistem sbb:

1.    Sistem informasi organisasi

2.    Struktur pengendalian intern organisasi

3.    Ketaatan terhadap kebijakan

4.    Prosedur dan rencana operasi

5.    Kwalitas kinerja karyawan

h.    Kebijakan dan praktek Kepegawaian

Karyawan harus kompeten dan memiliki kemampuan dan pelatihan yang mendukung tugas-tugas mereka. Penempatan yang sesuai dengan kualifikasinya akan menentukan keberhasilan efektifitas kegiatan.

2.     Sistem Akuntansi

Terdiri dari metode-metode  dan catatan-catatan yang dibuat untuk mengidentifikasi, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggung jawaban aktiva dan kewajiban yang berkaitan.

Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi keuangan dan bahkan juga menghasilkan pengendalian manajemen dan informasi operasional yang tidak berkaitan dengan akuntansi.

a.      Dokumentasi Sistem Akuntansi

Prosedur-prosedur akuntansi harus dirancang di dalam pedoman sistem dan prosedur akuntansi sehingga kebijakan instruksi-instruksi dapat diketahui secara eksplisit dan diterapkan secara seragam.

b.     Telusuran Audit

Digunakan dalam konsep auditro eksternal yang dibutuhkan opininya terhadap laporan keuangan perusahaan. Adanya telusuran audit/jejak audit auditor boleh yakin bahwa SIA dan laporan keuangan yang dihasilkan layak.

3.     Prosedur Pengendalian

Merupakan kebijakan dan prosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat dicapai.

Prosedur pengendalian dapat dikategorikan sesuai dengan pengendalian akuntansi intern yang dirancang untuk menjaga kekayaan perisahaan dan kelayakan laporan keuangan.

Prosedur pengendalian meliputi:

1.    Otorisai transaksi dan aktifitas-aktifitas yang memadai, membatasi aktifitas pada orang-orang yang dipilih, mencegah transaksi dan aktifitas yang tidak diotorisasi.

2.    Pemisahan Tugas, digunakan untuk menghindari adanya kemungkinan bagiseseorang berada pada posisi melakukan kekeliruan dan ketidakberesan. Serta mengoreksinya sendiri, tanggung jawab otorisasi, pencatatn transaksi, dan penanganan fisik.

3.    Dokumen dan catatan yana memadai, yaitu desain yang menggunakan dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang memadai  untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian-kejadian yang memadai.

4.    Pembatasan akses terhadap aktiva, pengendalian dan penjagaan fisik aktiva, penggunaan aktiva dan pencatatan, seperti fasilitas yang aman dan otoritasasi.

Untuk akses ke program computer dan file-file data. Pembatasan ini dilakukan untuk mengurangi terjadinya pencurian dan penggelapan.

F.     ALAT PENGENDALIAN PEMROSESAN TRANSAKSI PENGENDALIAN INTERN

Dirancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen stuktur pengendalian intern diimplementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat dalam setiap siklus transaksi organisasi, yang meliputi:

1.     Pengendalian Umum

a.  Praktik manajemen yang sehat, meliputi perencanaan, penganggaran,

b.  pemilihan karyawan dan supervisi terhadap karyawan.

c.   Pengendalian operasional, pengendalian yang menekankan pada aspek teknis,sehingga dilimpahkan kepada manajer operasional.

d.  Pengendalian organisasional, dirancang untuk memberikan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas untuk tiap bagian perusahaan.

e.  Pengendalian dokumentasi, memastikan bahwa semua komponen sisteminformasi didokumentasi dengan jelas. Dokumentasi akan memudahkan karyawanmemahami kebijakan yg ditetapkan, memahami hubungan antar bagian,menjamin bahwa semua prosedur

f.    Pengendalian otorisasi, memastikan bahwa transaksi dilaksanakan sesuai dengan otorisasi manajemen baik umummaupun khusus.

g.  Pengendalian aktiva, memastikan bahwa aktiva dicatat dan dilaporkan dengan benar.

h.  Pengamanan aktiva, untuk menjaga keaman aktiva, seperti pengamanan akses dan penggunaan, pengamanan dari kecurian dan kecerobohan

2.     Pengendalian Aplikasi

a.     Pengendalian Input

memastikan bahwa setiap transaksi dicatat dengan teliti, segera dan lengkap. Pengendalian ini meliputi:
1. Pemeriksaan visual
2. Desain formulir yang baik
3. ferifikasi visual
4. pengecekan digit
5. pengecekan format
6. Otorisasi/ persetujuan
7. Password

b.     Pengendalian Proses

Memastikan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan dan tidak ada transaksi yang hilang atau tidak tepat yang dimasukkan ke jalur pemrosesan. Pengendalian ini meliputi:
1. mekanisasi, konsistensi pemrosesan mekanis atau elektronis
2. standardisasi, prosedur yg seragam, terstruktur dan konsisten
3. pilihan default
4. run-to-run total,
5. penyajian saldo
6. pemadanan
7. akun kliring
8. redundant file
9. koreksi otomatis

c.      Pengendalian Output

memastikan bahwa input dan pemrosesan telah berpengaruh terhadap keluaran secara sah dan keluaran telah didistribusi secara memadai.
Pengendalian ini meliputi:
1. rekonsiliasi
2. penyajian umum
3. suspense berkas
4. suspense akun,
5. audit periodik
6. laporan ketidak sesuaian
7. akun kliring
8. redundant file
9. koreksi otomatis