SPI

PEMROSESAN TRANSAKSI DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

A.    DEFINISI

Pengawasan Intern (Internal Control) dalam arti sempit adalah: pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (croosfooting) maupun menurun (footing).

Sedangkan dalam arti luas adalah: pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat manajemen untuk mengadakan pengawasan.

Sedangkan menurut AICPA (American Institute Of Certified Public Accountans) Kalau di Indonesia IAI (Ikatan Akuntansi Indonesia), Pengawasan Intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan , memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efesiensi di dalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.

Pengendalian Intern (Internal Control) adalah: “suatu proses, dijalankan oleh dewan komisaris, managemen, dan karyawan lain dari suatu entitas, dirancang untuk memberikan jaminan memadai sehubungan dengan pencapaian tujuan dalam kategori sbb:

1.    Keandalan Pelaporan Keuangan

2.    Kepatuhan terhadap Undang-undang dan peraturan yang berlaku

3.    Efektifitas dan Efesiensi operasi

Defenisi diatas menunjukkan bahwa suatu sistem pengawasan intern yang baik itu akan berguna untuk:

1.    Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi

2.    Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi

3.    Memajukan efesiensi dalam operasi

4.    Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Tanggung jawab untuk menyusun suatu pengawasan intern itu terletak pada manajemen, begitu juga dengan pengawasan intern yang baik.

B.    PENTINGNYA PENGENDALIAN INTERN

Pengendalian intern diperlukan diantaranya untuk mengurangi eksposur-eksposur ( eksposur adalah: pembongkaran, pembeberan. Pembukaan, kedapatan)

Contohnya: Penipuan dan Penggelapan, akuntansi tidak akurat, pendapatan menurun, sanksi perundangan, biaya berlebihan, kehilangan aktiva (pencurian), kalah kompetitif.

C.     SIKLUS TRANSAKSI

Anlisis eksposur sering berkaitan dengan konsep siklus transaksi, 4 skilus transaksi:

1.     Siklus PENDAPATAN (Revenue Cycle)

a.    Pelanggan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen

b.    Harga dan syarat barang dan jasa yang dilakukan harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen

c.    Seluruh pengiriman  barang dan jasa yang dilakukan harus tervermin dalam penagihan kepada pelanggan.

d.    Penagihan ke pelanggan harus diklasifikasikan, diiktisarkan dan dilaporkan secara akurat.

2.     Siklus PRODUKSI (Production Cylce)

a.    Rencana produksi harus diotorisasi sesuai kriteria manajemen

b.    Harga pokok produksi harus diklasifikasikan, diiktisarkan secara akurat

3.     Siklus KEUANGAN (Finance Cycle)

a.    Jumlah dan waktu transaksi utang harus diotorisaasi sesuai kriteria manajemen

b.    Akses kas dan efek hanya diperbolehkan  sesuai kriteria manajemen

4.     Siklus PENGELUARAN (Expenditure Cycle)

a.    Pemasok harus diotorisasi sesuai kriteria manajemen

b.    Karyawan yang diperkerjakan sesuai kriteria manajemen

c.    Akses kecatatan kepegawaian, penggajian dan pengeluaran hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen

d.    Tariff kompensasi dan pengurangan gaji harus diotorisasi oleh manajemen

e.    Jumlah yang disampaikan kepada pemasok harus diklasifikasikan, diikhtisarkan dan dilaporkan secara akurat

D.    JENIS-JENIS PENGENDALIAN INTERN

Berdasarkan TUJUAN, meliputi:

1.    Pengendalian Akuntansi

Meliputi rencana, prosedur dan pencatatan yang bertujuan menjaga keamanan kekayaan perusahaan dan keandalan data akuntansinya. Pengendalian ini menjamin bahwa semua transaksi dilaksanakan sesuai otorisasi manajemen. Transaksi dicatat sesuai standar akuntansi.

2.    Pengendalian Administrasi

Meliputi rencana, prosedur dan pencatatan yang mendorong efisiensi dan ditaatinya kebijakan manajemen yang ditetapkan.

Berdasarkan MANFAAT, meliputi:

1.    Pengendalian PREVENTIF:

Mencegah terjadinya kesalahan, secara otomatis dilakukan pengendalian/pengecekan. Dirancang untuk mencegah terjadinya penyelewengan.

2.    Pengendalian DETEKTIF:

Mendetektif kapan kesalahan terjadi dan dilakukan perbaikan. Dirancang untuk mencegah terjadinya kesalahan.

3.    Pengendalian KOREKTIF:

Memberikan umpan balik berupa informasi kepada manajemen untuk memperbaiki akibat terjadinya kesalahan. Dirancang untuk mengoreksi kesalahan atau penyelewengan yang terdeteksi.

Berdasarkan CAKUPAN, meliputi:

1.    Pengendalian Umum:

Pengendalian terhadap semua aktifitas pemrosesan data dengan computer, hal ini meliputi pemisahan tanggung jawab dan fungsi pengolahan data.

2.    Pengendalian Aplikasi:

Mencakup semua pengawasan transaksi dan penggunaan program-program aplikasi di computer. Untuk menjaga agar setiap transaksi mendapat otorisasi serta dicatat, diklasifikasikan, diprioses dan dilaporkan dengan benar.

E.     STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

STRUKTUR pengendalian intern adalah
Kebijakan dan prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan perusahaan dapat dicapai
Terdiri dari 3 elemen utama:
- Lingkungan pengendali
- Sistem akuntansi
- Prosedur pengendalian
Tanggungjawab manajemen, manajemen bertanggungjawab untuk menetapkan dan menyelenggarakan struktur pengendalian intern.
Jaminan yang memadai, dengan mempertimbangkan biaya-biaya manfaat dari pengendalian itu sendiri.

1.     Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian dalam suatu organisasi adalah
Dampak kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atau memperbaiki efektifitas kebijakan dan prosedur tertentu:

a.    Filosofi dan gaya operasi manajemen

Kasadaran manajemen terhadap pentingnya pengendalian intern, sehingga manajemen akan menetapkan kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan secara efektif dan efisien.

b.    Struktur organisasi

Pola otorisasi dan tanggung jawab yang terdapat dalam perusahaan. Stuktur organisasi formal biasanya digambarkan dalam bagan organisasi. Struktur organisasi non formal muncul jika pola komunikasi tidak sesuai dengan grasi yang ditujukan dalam stuktur organisasi formal.

c.    Berfungsinya Dewan Komisaris

Dewan komisaris merupakan penghubung antara manajemen dengan pemilik, bertugas untukmengendalikan manajemen.

d.    Komite Audit

Biasanya dewan komisaris mendelegasikan fungsi-fungsi spesifik ke komite audit. Komite ini independen terhadap manajemen dan biasanya dibebani dengan keseluruhan tanggung jawab laporan keuangan, ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang ada.

Agar efektif komite ini  berkomunikasi dengan audit intern dan ekstern. Audit intern melapor ke komita audit untuk memastikan independensinya terhadap manajemen.

e.    Metode pembebanan otoritas dan tanggung jawab

Pembebanan harus dilakukan secara formal agar memadai dan kuat dasar hukumnya, misalnya dalam bentuk memo, pedoman kebijakan dan prosedur.

f.     Metode pengendalian manajemen

Teknik-teknik yang digunakan manajemen untuk menyampaikan instruksi dan tujuan operasi kepada bawahan dan untuk mengevaluasi hasilnya, anggaran merupakan pengendalian manajemen.

g.    Berfungsinya Audit Intern

udit intern berfungsi memonitoring dan mengevaluasi pengendalian secara terus menerus.

Tujuan dari fungsi audit intern: membantu manajemen dalam menganalisa dan menilai aktivitas dan sistem sbb:

1.    Sistem informasi organisasi

2.    Struktur pengendalian intern organisasi

3.    Ketaatan terhadap kebijakan

4.    Prosedur dan rencana operasi

5.    Kwalitas kinerja karyawan

h.    Kebijakan dan praktek Kepegawaian

Karyawan harus kompeten dan memiliki kemampuan dan pelatihan yang mendukung tugas-tugas mereka. Penempatan yang sesuai dengan kualifikasinya akan menentukan keberhasilan efektifitas kegiatan.

2.     Sistem Akuntansi

Terdiri dari metode-metode  dan catatan-catatan yang dibuat untuk mengidentifikasi, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggung jawaban aktiva dan kewajiban yang berkaitan.

Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi keuangan dan bahkan juga menghasilkan pengendalian manajemen dan informasi operasional yang tidak berkaitan dengan akuntansi.

a.      Dokumentasi Sistem Akuntansi

Prosedur-prosedur akuntansi harus dirancang di dalam pedoman sistem dan prosedur akuntansi sehingga kebijakan instruksi-instruksi dapat diketahui secara eksplisit dan diterapkan secara seragam.

b.     Telusuran Audit

Digunakan dalam konsep auditro eksternal yang dibutuhkan opininya terhadap laporan keuangan perusahaan. Adanya telusuran audit/jejak audit auditor boleh yakin bahwa SIA dan laporan keuangan yang dihasilkan layak.

3.     Prosedur Pengendalian

Merupakan kebijakan dan prosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat dicapai.

Prosedur pengendalian dapat dikategorikan sesuai dengan pengendalian akuntansi intern yang dirancang untuk menjaga kekayaan perisahaan dan kelayakan laporan keuangan.

Prosedur pengendalian meliputi:

1.    Otorisai transaksi dan aktifitas-aktifitas yang memadai, membatasi aktifitas pada orang-orang yang dipilih, mencegah transaksi dan aktifitas yang tidak diotorisasi.

2.    Pemisahan Tugas, digunakan untuk menghindari adanya kemungkinan bagiseseorang berada pada posisi melakukan kekeliruan dan ketidakberesan. Serta mengoreksinya sendiri, tanggung jawab otorisasi, pencatatn transaksi, dan penanganan fisik.

3.    Dokumen dan catatan yana memadai, yaitu desain yang menggunakan dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang memadai  untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian-kejadian yang memadai.

4.    Pembatasan akses terhadap aktiva, pengendalian dan penjagaan fisik aktiva, penggunaan aktiva dan pencatatan, seperti fasilitas yang aman dan otoritasasi.

Untuk akses ke program computer dan file-file data. Pembatasan ini dilakukan untuk mengurangi terjadinya pencurian dan penggelapan.

F.     ALAT PENGENDALIAN PEMROSESAN TRANSAKSI PENGENDALIAN INTERN

Dirancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen stuktur pengendalian intern diimplementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat dalam setiap siklus transaksi organisasi, yang meliputi:

1.     Pengendalian Umum

a.  Praktik manajemen yang sehat, meliputi perencanaan, penganggaran,

b.  pemilihan karyawan dan supervisi terhadap karyawan.

c.   Pengendalian operasional, pengendalian yang menekankan pada aspek teknis,sehingga dilimpahkan kepada manajer operasional.

d.  Pengendalian organisasional, dirancang untuk memberikan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas untuk tiap bagian perusahaan.

e.  Pengendalian dokumentasi, memastikan bahwa semua komponen sisteminformasi didokumentasi dengan jelas. Dokumentasi akan memudahkan karyawanmemahami kebijakan yg ditetapkan, memahami hubungan antar bagian,menjamin bahwa semua prosedur

f.    Pengendalian otorisasi, memastikan bahwa transaksi dilaksanakan sesuai dengan otorisasi manajemen baik umummaupun khusus.

g.  Pengendalian aktiva, memastikan bahwa aktiva dicatat dan dilaporkan dengan benar.

h.  Pengamanan aktiva, untuk menjaga keaman aktiva, seperti pengamanan akses dan penggunaan, pengamanan dari kecurian dan kecerobohan

2.     Pengendalian Aplikasi

a.     Pengendalian Input

memastikan bahwa setiap transaksi dicatat dengan teliti, segera dan lengkap. Pengendalian ini meliputi:
1. Pemeriksaan visual
2. Desain formulir yang baik
3. ferifikasi visual
4. pengecekan digit
5. pengecekan format
6. Otorisasi/ persetujuan
7. Password

b.     Pengendalian Proses

Memastikan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan dan tidak ada transaksi yang hilang atau tidak tepat yang dimasukkan ke jalur pemrosesan. Pengendalian ini meliputi:
1. mekanisasi, konsistensi pemrosesan mekanis atau elektronis
2. standardisasi, prosedur yg seragam, terstruktur dan konsisten
3. pilihan default
4. run-to-run total,
5. penyajian saldo
6. pemadanan
7. akun kliring
8. redundant file
9. koreksi otomatis

c.      Pengendalian Output

memastikan bahwa input dan pemrosesan telah berpengaruh terhadap keluaran secara sah dan keluaran telah didistribusi secara memadai.
Pengendalian ini meliputi:
1. rekonsiliasi
2. penyajian umum
3. suspense berkas
4. suspense akun,
5. audit periodik
6. laporan ketidak sesuaian
7. akun kliring
8. redundant file
9. koreksi otomatis